Dokument
Innan du lägger in ett dokument, tänk efter om det verkligen behöver vara ett dokument eller om innehållet kan läggas som fast text på en sida. Dokument som kan vara lämpliga att behålla och inte göra om till text på sidan är t.ex. längre rapporter, protokoll och riktlinjer.
Ansvar
Varje verksamhet ansvarar för att rätt version av dokument publiceras och att rensning sker regelbundet.
Dokument-format
- Dokument som publiceras för nedladdning ska normalt vara i PDF-format.
- Dokument som ska användas som mall eller för annan vidarebearbetning kan vara i ett annat format än PDF, men i ett format som målgruppen kan öppna.
- Dokumentet bör utformas så att det enkelt kan läsas på skärm (inte behöver skrivas ut).
Dokument-storlek
Vi har ingen max-storlek för dokument på webben men det är bra att försöka hålla ner storleken t.ex. genom att komprimera bilderna i Word (klicka på en bild, välj fliken Format-"Komprimera bilder") eller välja "Minska filstorlek" i Acrobat. Undvik att ladda upp tunga tryck-original!
Döpa filer
- Tänk på att filen ska ha ett tydligt namn som beskriver vad dokumentet innehåller – förslagsvis samma sak som dokumentet heter (det som står på dokumentets första sida). Vid sökning på orebro.se är det filens namn som blir rubrik i sökresultatet.
- Alla blanketter ska heta "- blankett" på slutet, alltså t.ex. "Ansökan om skolskjuts - blankett.pdf".
- Använd inte tecknet "/" i filnamnet – då kan inte filen öppnas.
Gör dokumentet tillgängligt
Ett tillgängligt dokument gör det möjligt för t.ex. blinda, synsvaga, dyslektiker och funktionsnedsatta att ta del av informationen i dokumentet. Det finns mycket man kan göra men vi har plockat ut de delar som verkar viktigast.
Sammanfattning – gör alltid det här!
- Se till att dokumentets titel står i dokumentegenskaperna. Ta bort ev annan info i dokumentegenskaperna, t.ex. författare. (I Word eller Acrobat.)
- Se till att pdf-dokumentet är taggat. (I Acrobat.)
- Textidentifiera inskannade dokument. (I Acrobat.)
Spara dokument i SiteVision
Alla dokument sparas i filarkivet i lämplig mapp – skapa en mapp om det inte finns någon.
Länka till dokument
Dokument ska precis som webbsidor öppnas i samma fönster, bocka alltså INTE i att filen ska öppnas i nytt fönster.
Filer på extrawebbar
Om filen du ska länka till ligger i dokumentarkivet och visas med fildelning på servicewebben länkar du till filen där den bor på servicewebben: kopiera länken till filen i dokumentarkivet (genom att klicka på filen i dokumentarkivet på servicewebben, ej i redigeringsläget) för att få rätt url. Skapa en extern länk på sidan på fördjupnings-/extrawebben och klistra in url:en.
Relaterade dokument
Kombinera dokument
Ibland är det vettigt att slå ihop flera filer till en, då gör vi det och lägger bara upp den ihopslagna filen. Det gäller t.ex. bilagor till protokoll som vi slår ihop med protokollet.
Mer om tillgängliga dokument
Word 2013 – kontrollera och skapa tillgänglig PDF
Kontrollera dina inställningar i Word
Innan du börjar, kontrollera dina inställningar och ändra enligt instruktionen i plusboxen nedan. Det behöver du bara göra en gång, inställningarna sparas i Acrobat.
- Öppna ett dokument i word. Klicka "Arkiv" och "Spara som". Välj en mapp där du vill spara dokumentet.
- Filformat: välj PDF.
- Optimera för: välj alternativet ”Standard (publicera online och skriv ut)”. Som standard ger det en PDF-fil som bevarar dokumentets tillgänglighetsanpassning. Se bild nedan.
Alternativ
Klicka på "Alternativ", under rubriken PDF-alternativ kryssar du i rutan ”ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)”. Då bäddas typsnitten in i dokumentet. Försäkra dig om att ”Visa taggar för dokumentstruktur” är markerad. Se bild nedan.
Observera att PDF-filens innehåll blir låst med den här inställningen – det går inte att göra ändringar i PDF-filen.
De här inställningarna behöver du alltså bara göra en gång, de sparas i word.
Spara som PDF (om det är du som skapar PDF:en)
- Öppna Worddokumentet, klicka på fliken Arkiv, Info.
- Under Egenskaper/Titel skriv in dokumentets namn.
- Under Relaterade personer/Författare högerklicka på namnet och välj Ta bort gäst.
- Klicka på ”Spara som Adobe PDF”. Välj var du vill spara dokumentet. I det här steget kan du också ändra på Filnamnet. (Om du inte har alternativet "Spara som PDF "– klicka istället på "Spara som", välj var du vill spara dokumentet, välj filformatet PDF).
- Stäng worddokumentet.
Dokumentegenskaper
- Öppna den sparade PDF-filen.
- Högerklicka i dokumentet, välj "Dokumentegenskaper" i dialogrutan som öppnas. Se nedanstående bild.
- Fil: Här står det filen är döpt till.
- Titel: Om fältet är tomt, skriv in dokumentets namn (samma som under Fil ovan).
- Författare: Tomt fält.
- Ämne: Tomt fält.
- Nyckelord: Tomt fält.
- Klicka på Ok.
PDF – kontrollera att dokumentet är taggat
- Öppna PDF-filen, klicka på Verktyg, Tillgänglighet, Tagga dokument automatiskt. (Om du inte ser Tillgänglighet under Verktyg – klicka först på Visa, Verktyg, Tillgänglighet.)
- Om PDF-filen redan är taggad så får du upp ett meddelande "Det här dokumentet är redan taggat. Vill du tagga om dokumentet?" – klicka på Nej.
Om PDF-filen som du gjort inte blir taggad
- Klicka på Acrobat, Inställningar.
- Under rubriken "Programinställningar" ska de tre nedersta rutorna vara ibockade. Se nedanstående bild.
Inskannade dokument
Om du ska lägga upp ett inskannat dokument, välj "Identifiera text" under "Verktyg". Om dokumentet är snett inskannat, välj "Optimera skannade sidor."
Fördjupad information
Vad är en tillgänglig pdf?
Ett strukturerat och taggat dokument gör det möjligt för hjälpmedlet att:
- Presentera innehållet i rätt ordning.
- Skilja på rubriker, underrubriker och löpande text.
- Identifiera listor, tabeller och bildbeskrivningar.
- Söka efter och identifiera rubriker, länkar, listor, tabeller, formulär och bilder.
- Skapa länklistor och rubriklistor för att få överblick över dokumentet.
- Navigera mellan länkar och formulärsfält med ”TABB”-tangenten, det vill säga utan mus.
- Läsa upp beskrivningar av bilder och andra grafiska objekt.
- Läsa upp beskrivningar av formulärsfält och kryssrutor.
Vem får problem med otillgängliga pdf-dokument?
Med åren upplever många människor att de ser sämre och har svårare att träffa rätt med muspekaren. Genom att lösa problem som blinda, synsvaga, dyslektiker och rörelsehindrade har kan man därför underlätta för många användare.
Information från Funka.nu
Kontakta Örebro kommun
Telefon: 019-21 10 00
Öppettider: Vardagar kl. 8-16.30
Besöksadress: Drottninggatan 5
Öppettider: Vardagar kl. 12-16.30
E-post till servicecenter