Projekt och arbetsgrupper

Kommunala bolag och förvaltningar arbetar ibland med projekt och/eller arbetsgrupper. Det är viktigt att kunna följa ett projektarbete i sin helhet, dels för verksamheten själv men även för forskningen. Därför ska handlingar som upprättas inom projekt och arbetsgrupper bevaras.

Ett projekt kan t.ex. vara ett miljöprojekt, ett byggprojekt eller ett EU-projekt på en skola.

Välj en sekreterare

Ett projekt eller en arbetsgrupp bör välja en sekreterare, som ansvarar för samtliga handlingar. Denna person ska överlämna handlingarna till stadsarkivet när projektet är klart eller arbetsgruppen upphör. Handlingarna ska vara rensade och ordnade innan leverans.

Om handlingarna diarieförts, så arkiveras de som vanligt tillsammans med förvaltningens övriga diariehandlingar. Läs om arkivmaterial och leveranser.

Handlingar från konsulter

Om en konsultbyrå utför delar av projektet bör det i avtalet framgå vilka handlingar som ska överlämnas till kommunen då uppdraget är slutfört.

Handlingar som bör bevaras från projekt och arbetsgrupper:

• Protokoll med bilagor
• Projektbeskrivning
• Projekthandlingar: utrednings- , projekterings- och entreprenadhandlingar
• Specifika avtal för projektet
• Medfinansieringsintyg
• Ansökningar till EU, ERUF m.fl.
• Sammanställningar av enkäter, inventeringar
• Dokumentation över projektet, foton, videofilmer m.m.
• Egenproducerat informationsmaterial
• Slutrapporten

Använd sökordet "projekt" i KA för att hitta bevarande- och gallringsbeslut för projekthandlingar.