Gå till innehåll

En personalakt innehåller personuppgifter och uppgifter om en medarbetares anställning i Örebro kommun och de kommunala bolagen. Här kan du läsa hur personalakter ska hanteras, förvaras och arkiveras.

Vad är en personalakt?

Kommunala bolage ska upprätta personalakter för tillsvidareanställda och för anställda med vikariat över tre månader. Att uppgifter om oss som jobbar inom kommunens organisation samlas i en akt, underlättar till exempel handläggningen av personalärenden eller framtida utfärdande av intyg eller betyg liksom för pensionsutredningar eller beräkningar.

Hantering och förvaring

Varje kommunalt bolag ansvarar för att de personalakter som upprättas förvaras på ett säkert sätt, oavsett om akterna är analoga eller digitala.

Avslutade akter skickas till stadsarkivet

Förvaltningarna och bolagen ska årsvis leverera avslutade personalakter till stadsarkivet. Akterna ska ha varit avslutade i fem år innan de skickas till stadsarkivet.

Personalakter avslutas då den anställde byter till tjänst i annan förvaltning/bolag, går i pension, avlider eller slutar sin tjänstgöring av annan orsak.

Personalakten kan innehålla följande

Läs mer om de olika handlingstyperna som kan finnas i en personalakt i KA, den kommungemensamma arkiveringsplanen, område Personal- och löneadministration.

Handlingstyp

KA-ID

Bevarande eller gallring

AAAAA

Anmälningar om arbetsskador

32

Bevarande

En kopia av arbetsskadeanmälan ska skrivas ut från systemet Stella och läggas i personalakten.

Anställningsbevis

88

Bevarande

Originalet till den anställde. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten.

Anställningsinformation

1197

Bevarande

Originalet till den anställde. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten.

Ansvarsförbindelser

1973, 1225, 2043, 2325, 2326

Gallras

Gallras 1 år efter avslutad anställning.

Ansökan friår

1528

Bevarande

Original till Arbetsförmedlingen. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten.

Ansökningshandlingar till tjänst, personer som fått arbetet

244

Bevarande

Ansökningshandlingar för personen som fått arbetet bevaras i dennes personalakt.

Arbetsbeskrivningar

1020

Gallras 1 år

Arbetsbeskrivningar, som är mer föränderliga och kortsiktiga kan gallras. Befattningsbeskrivningarna som beskriver tjänsten bevaras.

Avtal, förordnanden, anställningar

172

Bevarande


Avtal, tystnadsplikt, sekretessförbindelse

162, 1659

Bevarande


Befattningsbeskrivningar

1016

Bevarande

Befattningsbeskrivningarna som beskriver tjänsten bevaras, helst i personalakten, medan Arbetsbeskrivningar, som är mer föränderliga och kortsiktiga kan gallras.

Begäran om omprövning av särskild sjukförsäkringsavgift

1674

Bevarande


Beslut Arbetsförmedlingen, BEA-anställda

2130

Bevarande

Beslut om bidragsform från Arbetsförmedlingen gällande BEA-anställda. T.ex. beslut om särskilt anställningsstöd, beslut bidrag för personligt biträde.

Beslut om sjukersättningar m.m. från Försäkringskassan

1700

Bevarande

Vid längre sjukskrivningar blir det en rehabutredning som rapporteras i systemet Adato. Dokumentationen kring rehabutredningar skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras.

Blankett om bisyssla

1803

Bevarande


Checklista - uppföljning av korttidsvikarier inom Vård och omsorg och Förvaltningen för funktionshindrade

1932

Bevarande

Blankett.

Checklista dödsfall utanför arbetsplatsen

1961

Bevarande

Gäller chefs åtgärder i samband med en anställds dödsfall.

Förskjuten arbetstid - AB § 23

2204

Gallras 1 år

Blankett

Inventering av kompetens hos modersmålslärare/studiehandledare

1554

Bevarande


Kursintyg, validering

1968

Bevarande


Ledighetsansökningar

31

2 år

Gällande semester, kompledighet, tjänstledighet, föräldraledighet

Läkarintyg

189

Se anmärkning

Gallras 2 år efter avslutad sjukskrivning.
Vid längre sjukskrivningar blir det en rehabutredning som rapporteras i systemet Adato. Dokumentationsn kring rehabutredningar skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras.

Nattundersökning, återkoppling till arbetsgivare

2033

Bevarande

Blankett från företagshälsovård.

Protokoll, överläggning med facket

2098

Bevarande

Protokoll från förhandling vid exempelvis uppsägningar av personliga skäl. Diarieförs i ärendehanteringssystemet och bevaras där. Läggs även i personalakten.

Registerutdrag ur polisens belastningsregister, personal

821

Se anmärkning

Vid anställning oavsett anställningsform ska notering göras hos respektive verksamhet eller i personalsystemet Personec, om att kontroll skett i belastningsregistret.

Riktlinje för basal hygien inom den kommunala hälso- och sjukvården

1673

Se anmärkning

Personal måste skriva på riktlinjerna om handhygien, handskar och skyddskläder. Gallras ett år efter anställningens upphörande.

Sjukintyg, förstadagsintyg

1936

Se anmärkning

Sekretess. Vid upprepad korttidsfrånvaro har arbetsgivaren möjlighet att kräva uppvisande av sjukintyg från första sjukdagen. Gallras 2 år efter upprättande.

Om sjukintyget ingår i en rehabiliteringsutredning ska den bevaras.

Skaderapport för ansvars- och egendomsskador

1452

Se anmärkning

Gäller personskada och sakskada.
Rapport rörande personskada bevaras. Om sakskadan blir försäkringsärende gallras rapporten efter 10 år, annars efter 2 år.

Svarsblankett - verksamhetsövergång

2262

Bevarande

Övergång av anställning från en extern utförare till kommunen.

Tidsbegränsad anställning kommer ej att förlängas

1316

Bevarande


Tillbudsrapporter, hot, våld, trakasserier mot personal

124

Bevarande

Tillbud rapporteras i systemet Stella och skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras.

Tjänstgöringsbetyg/tjänstgöringsintyg, kommunens exemplar

651

Bevarande

Original till den anställde. Ett arkivexemplar ska arkiveras i personalakten.

Uppdragshandling, personal (chefer)

1254

Bevarande

Diarieförs eller arkiveras i personalakten.

Upprepad korttidsfrånvaro

2100

Se anmärkning

Rapporteras i systemet Adato. Dokumentationsn kring rehabutredningar skrivs ut därifrån när personalakten ska arkiveras.

Uppsägning, pensionsansökan

42

Bevarande

Underskrivet original

Uppsägning av överenskommelse om byte av semesterdagstillägg mot extra lediga dagar

2011

Bevarande


Valideringsintyg, underlag

1967

Bevarande


Varsel och underrättelse om arbetsrättsliga åtgärder

2128

Se anmärkning

Bevarande i personalakt för tillsvidareanställda och vikariat över tre månader. För BEA-anställda kan gallring ske efter 2 år.

Yrkeslegitimation från utbildning för personal

1941

Bevarande

 

Överenskommelse om byte av semesterdagstillägg mot extra ledighet

1800

Bevarande

 

Sök i verksamheten "Personal- och löneadministration" i KA för att få information om hur handlingarna i personalakterna ska arkiveras.

Sekretesshandlingar i personalakten

Handlingar med uppgifter som kan omfattas av sekretess bör förvaras separat så länge personalakten är aktuell. Dessa uppgifter kan ibland hanteras i separata digitala system.

När personalakten slutligen avställs för arkivläggning ska dessa handlingar tillföras akten, dvs. skrivas ut från de digitala systemen om personalakten i övrigt är på papper.


Sekretesshandlingar som läggs till personalakten när den avslutas:

Handlingstyp

Bevarande/gallring

Personalsociala ärenden (sekretess, diarieförs). Exempel: Rehabavslut – omplaceringsutredning, avstängning, klarläggande, kontrakt nykterhet, förstadags-intyg.

Bevarande

Varsel och underrättelse om arbetsrättsliga åtgärder (diarieförs) varning – uppsägning – avsked

Bevarande

Senast uppdaterad:

Publicerad:

Kontakta Örebro stadsarkiv

Kontakta Örebro kommuns servicecenter

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Vardagar kl. 8–16.30

Besöksadress: Näbbtorgsgatan 10

Öppettider: Vardagar kl. 10–16

E-post till servicecenter

 servicecenter@orebro.se