Personalavdelningen förordar att förvaltningarna upprättar personalakter för tillsvidareanställda och för anställda med vikariat över tre månader. Att uppgifter om oss som jobbar i kommunen samlas i en akt, underlättar till exempel handläggningen av personalärenden.
En personalakt innehåller personuppgifter och uppgifter om en medarbetares anställning i Örebro kommun.
Varje förvaltning/ kommunalt bolag ansvarar för att de personalakter som upprättas förvaras i brandsäkert utrymme.
Om en medarbetare slutar på en förvaltning/bolag för att sedan påbörja en anställning vid en annan förvaltning/bolag, ska akten avslutas och en ny akt upprättas där medarbetaren får sin nya anställning.
Förvaltningarna och bolagen ska årsvis leverera avslutade personalakter till stadsarkivet. Akterna ska ha varit avslutade i fem år innan de skickas till stadsarkivet. Läs mer om arkivering av pappershandlingar.
Personalakter avslutas då den anställde byter till tjänst i annan förvaltning/bolag, går i pension, avlider eller slutar sin tjänstgöring av annan orsak.
Handlingstyp: | Bevarande/gallring: |
---|---|
AFA (AGS-KL, avgiftsbefriad försäkring) anmälan till | 1 år |
Anmälan av arbetsskada, kopia | Bevarande |
Anställningsbeslut/tjänstgöringsrapport – timavlönad | 1 år |
Anställningsinformation | Bevarande |
Ansökningshandlingar till erhållen tjänst (diarieförs) | Bevarande |
Avtal, förordnanden (diarieförs) | Bevarande |
Beslut om förflyttning | Bevarande |
Beslut om sjukersättning (från Försäkringskassan) | Bevarande |
Beslut om sjuklön (diarieförs) | Bevarande |
Chefsförordnanden | Bevarande |
Egen uppsägning | Bevarande |
Inventering av kompetens hos modersmålslärare/studiehandledare | Bevarande |
Indragen sjukpenning | Bevarande |
Kopia på beslut om avgångsvederlag (diarieförs) | Bevarande |
Kopia på deltagande i medarbetarprogrammet | Bevarande |
Kopia på erhållet kompetensväxlingsalternativ | Bevarande |
Ledighetsansökningar | 2 år |
Omreglering av tjänst/avslut av tjänst | Bevarande |
Pensionsansökan tillika uppsägning | Bevarande |
Registerutdrag ur polisens belastningsregister | 2 år |
Sekretessförbindelse/tystnadsplikt | Bevarande |
Tidsbegränsad anställning kommer ej att förlängas/varsel | Bevarande |
Tjänstgöringsbetyg/intyg | Bevarande |
Uppdragshandling/befattningsbeskrivning | Bevarande |
Sök i verksamheten "Personal- och löneadministration" i KA för att få information om hur handlingarna i personalakterna ska arkiveras.
Handlingar med uppgifter som kan omfattas av sekretess bör förvaras separat så länge personalakten är aktuell. När akten slutligen avställs för arkivläggning ska dessa handlingar tillföras akten, men de ska ligga i igenklistrat kuvert med "SEKRETESS" skrivet eller stämplat över fliken och personnummer påskrivet.
Handlingstyp: | Bevarande/gallring: |
---|---|
Personalsociala ärenden (sekretess, diarieförs). Exempel: Rehabavslut – omplaceringsutredning, avstängning, klarläggande, kontrakt nykterhet, förstadags-intyg. | Bevarande |
Varsel och underrättelse om arbetsrättsliga åtgärder (diarieförs) varning – uppsägning – avsked | Bevarande |
Stadsarkivet
Telefon: 019-21 10 75Telefon: 019-21 10 00
Öppettider: Vardagar kl. 8-16.30
Besöksadress: Drottninggatan 5
Öppettider: Vardagar kl. 10-16.30
E-post till servicecenter