Personalakter

Personalavdelningen förordar att förvaltningarna upprättar personalakter för tillsvidareanställda och för anställda med vikariat över tre månader. Att uppgifter om oss som jobbar i kommunen samlas i en akt, underlättar till exempel handläggningen av personalärenden.

Vad är en personalakt?

En personalakt innehåller personuppgifter och uppgifter om en medarbetares anställning i Örebro kommun.

Hantering och förvaring

Varje förvaltning/ kommunalt bolag ansvarar för att de personalakter som upprättas förvaras i brandsäkert utrymme.

Om en medarbetare slutar på en förvaltning/bolag för att sedan påbörja en anställning vid en annan förvaltning/bolag, ska akten avslutas och en ny akt upprättas där medarbetaren får sin nya anställning.

Avslutade akter skickas till stadsarkivet

Förvaltningarna och bolagen ska årsvis leverera avslutade personalakter till stadsarkivet. Akterna ska ha varit avslutade i fem år innan de skickas till stadsarkivet. Läs mer om arkivering av pappershandlingar.

Personalakter avslutas då den anställde byter till tjänst i annan förvaltning/bolag, går i pension, avlider eller slutar sin tjänstgöring av annan orsak.

Personalakten kan innehålla följande:

Handlingstyp:	Bevarande/gallring:
AFA (AGS-KL, avgiftsbefriad försäkring) anmälan till	1 år
Anmälan av arbetsskada, kopia	Bevarande
Anställningsbeslut/tjänstgöringsrapport – timavlönad	1 år
Anställningsinformation	Bevarande
Ansökningshandlingar till erhållen tjänst (diarieförs)	Bevarande
Avtal, förordnanden (diarieförs)	Bevarande
Beslut om förflyttning	Bevarande
Beslut om sjukersättning (från Försäkringskassan)	Bevarande
Beslut om sjuklön (diarieförs)	Bevarande
Chefsförordnanden	Bevarande
Egen uppsägning	Bevarande
Inventering av kompetens hos modersmålslärare/studiehandledare	Bevarande
Indragen sjukpenning	Bevarande
Kopia på beslut om avgångsvederlag (diarieförs)	Bevarande
Kopia på deltagande i medarbetarprogrammet	Bevarande
Kopia på erhållet kompetensväxlingsalternativ	Bevarande
Ledighetsansökningar	2 år
Omreglering av tjänst/avslut av tjänst	Bevarande
Pensionsansökan tillika uppsägning	Bevarande
Registerutdrag ur polisens belastningsregister	2 år
Sekretessförbindelse/tystnadsplikt	Bevarande
Tidsbegränsad anställning kommer ej att förlängas/varsel	Bevarande
Tjänstgöringsbetyg/intyg	Bevarande
Uppdragshandling/befattningsbeskrivning	Bevarande

Sök i den kommungemensamma arkiveringsplanen (KA)

Sök i verksamheten "Personal- och löneadministration" i KA för att få information om hur handlingarna i personalakterna ska arkiveras.

Sekretesshandlingar

Handlingar med uppgifter som kan omfattas av sekretess bör förvaras separat så länge personalakten är aktuell. När akten slutligen avställs för arkivläggning ska dessa handlingar tillföras akten, men de ska ligga i igenklistrat kuvert med "SEKRETESS" skrivet eller stämplat över fliken och personnummer påskrivet.

Sekretesshandlingar som läggs till personalakten när den avslutas:

Handlingstyp:	Bevarande/gallring:
Personalsociala ärenden (sekretess, diarieförs). Exempel: Rehabavslut – omplaceringsutredning, avstängning, klarläggande, kontrakt nykterhet, förstadags-intyg.	Bevarande
Varsel och underrättelse om arbetsrättsliga åtgärder (diarieförs) varning – uppsägning – avsked	Bevarande