Arkivering av digital information

Här följer en sammanfattning av det viktigaste som rör digital arkivering. Läs mer i Riktlinjer för digital arkivering i Örebro kommun som du hittar längst ner på sidan.

• Att tänka på vid upphandling av nytt verksamhetssystem
  
• Arkivering av information från verksamhetssystem
  
• Systemdokumentation
  
• Arkivering av digitala dokument
  
• Arkivering av digitala bilder
  
• Ansvar för information efter arkivering
• Gallring av digital information
  

Att tänka på vid upphandling av nytt verksamhetssystem

Kontakta alltid stadsarkivet vid upphandling av nytt verksamhetssystem. Vi hjälper er bevaka att kraven för arkivering tillgodoses. Tas inte hänsyn till dessa krav redan vid upphandlingen, innebär det ofta stora kostnader för verksamheten i ett senare skede. Läs om arkiveringskrav vid upphandling av system eller annat IT-stöd.

Arkivering av information från verksamhetssystem

Ta först ta reda på om informationen i verksamhetssystemet ska bevaras eller gallras (d.v.s. raderas). Svaret finns i den kommungemensamma arkiveringsplanen (KA). Det är den post i KA som avser själva systemet som är den som styr bevarande och gallring. Manuell gallring av enskilda handlingstyper i system görs ej. Kontakta stadsarkivet om din verksamhet har ett verksamhetssystem eller annat IT-stöd som inte finns med i KA. Detta gäller oavsett innehåll och omfattning.

Om informationen ska bevaras, observera då att det endast gäller att arkivera informationen och inte hela systemet med funktion och användargränssnitt. Vanligast är att informationen arkiveras när verksamhetssystemet ska tas ur drift. Informationen ska då exporteras till ett godkänt filformat för arkivering (till exempel ASCII, XML).

Arkiveringsuttag

Beslut om arkiveringsuttag finns i KA (Kommungemensamma arkiveringsplanen). Man gör ett så kallat arkiveringsuttag till standardformat. Om detta inte görs och informationen endast finns kvar i systemet, är risken stor att den inte är tillgänglig efter att systemet tagits ur drift.

Ur vissa verksamhetssystem måste arkiveringsuttag göras när de fortfarande är i drift. Det kan exempelvis bero på lagkrav eller att mycket av informationen byts ut från år till år. Ett annat skäl kan vara en större organisationsförändring som påverkar informationsinnehållet.

Ni ska kontakta stadsarkivet när det börjar bli dags att arkivera information i ert verksamhetssystem.

Systemdokumentation

Om informationen i systemet ska arkiveras, måste den gå att återsöka och återanvända. Allmänhetens rätt till insyn ska garanteras. Dessutom har verksamheterna själva ofta behov av att kunna söka äldre information. I ett längre perspektiv bevaras informationen för att svara mot forskningens informationsbehov.

För att i efterhand kunna förstå och sätta in informationen i sitt sammanhang, behöver verksamhetssystemet dokumenteras genom en systeminventering.

Vid systeminventeringen träffas representanter för verksamheten och stadsarkivet. Verksamheten ska leverera följande systemdokumentation:

• databeskrivningar (t. ex. datamodell, tabell- och fältbeskrivningar, kodlistor)
• ändringsbeskrivning
• rutinbeskrivningar (t. ex. användarhandböcker/-manualer)
• skärmbilder.

När arkiveringsuttag slutligen görs, ska ovanstående systemdokumentation levereras i uppdaterad form.

Arkivering av digitala dokument

Vissa digitala dokument som finns sparade i egna eller gemensamma kataloger ska arkiveras och levereras i digital form, till exempel protokoll och minnesanteckningar av protokollstyp. Läs mer om digitala leveranser Pdf, 194 kB. (Pdf, 194 kB).

Arkivering av digitala bilder

Vissa digitala bilder ska arkiveras och levereras. Läs mer om leveranser av digitala bilder Pdf, 129.2 kB. (Pdf, 129.2 kB).

Ansvar för information efter arkivering

Förutsatt att arkiveringsuttag gjorts och godkänts, tar stadsarkivet över ansvaret för information som är äldre än fem år.

Verksamheten är ansvarig för sin information i fem år efter att sista anteckning gjorts i ärendet/systemet. Under dessa fem år har verksamheten ansvaret för förfrågningar om informationen, även om arkiveringsuttag är utfört.