På orebro.se använder vi cookies för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder cookies.

Vad är cookies? Jag förstår

Meny
  • Start
  • / Tillsyn och rådgivning

Tillsyn och rådgivning

Stadsarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över att kommunens myndigheter och bolag fullgör sina skyldigheter inom arkivering. Stadsarkivet har också en rådgivande funktion gentemot kommunens verksamheter.

På förvaltningarna och bolagen ska en arkivansvarig och en eller flera arkivredogörare utses. Arkivansvarig ansvarar för att verksamhetens arkivvård fungerar på tillfredställande sätt efter arkivlagens och det kommunala arkivreglementets bestämmelser. Arkivansvarig utser arkivredogörare - som svarar för de praktiska arkivvårdande insatserna. 

Läs mer om arkivansvarig och arkivredogörare.

Tillsyn

I Örebro kommun är Kommunstyrelsen arkivmyndighet och stadsarkivet dess verkställande organ. Stadsarkivet ansvarar därmed för arkivtillsynen inom kommunen.

Syftet med tillsynen är att säkerställa att kommunens verksamheter uppfyller lagstiftningens krav på dokumenthantering och offentlighetsstruktur. Arkivtillsynen är en kvalitetshöjande process. Om den påvisar brister hos kommunens verksamheter kan stadsarkivet erbjuda råd och stöd för att tillsammans med verksamheternas personal avhjälpa dessa.

Tillsyn genom egenkontroll

En del i tillsynsarbetet är egenkontrollen, som är uppbyggd som en enkät, vars svar belyser i vilken mån organisationen uppfyller lagstiftningens krav på dokumenthantering och offentlighetsstruktur. Den är tänkt att utföras med jämna mellanrum.

De arkivansvariga vid myndigheten ansvarar för att egenkontrollen genomförs inom en månad från det att stadsarkivet skickat ut formuläret. En god idé kan dock vara att jobba tillsammans i en liten arbetsgrupp med arkivansvariga, registratorer och annan central administrativ personal. I samband med egenkontrollen kan det vara lämpligt att även boka möten mellan stadsarkivet och berörd personal i förvaltningen, för att räta ut frågetecken och planera utbildningsinsatser som påkallas till följd av genomförd egenkontroll.

Egenkontrollen ska inte ses som ett övervakningsinstrument, utan är menat att fungera som en kvalitetshöjande process: när egenkontrollen visar på brister hos myndigheterna, så kan stadsarkivet erbjuda råd och/eller utbildning för att tillsammans med myndighetens personal avhjälpa bristerna. Egenkontrollen ger alltså möjlighet till kontakt och dialog mellan arkivmyndighet och övriga myndigheter.

För att egenkontrollen ska ha någon praktisk effekt så kan dock stadsarkivet förelägga berörd myndighet att vidta åtgärder för att avhjälpa allvarligare brister.

Rådgivning

Här har vi samlat information om hur kommunens myndigheter och bolag ska arbeta med arkivvård och arkivering.

Senast uppdaterad: 7 augusti 2020

Publicerad: 15 mars 2016

Hade du nytta av innehållet på den här sidan?

Kontakta Örebro stadsarkiv

Kontakta Örebro kommun

Telefon: 019-21 10 00 

Öppettider: Vardagar kl. 8-16.30

Besöksadress: Drottninggatan 5

Öppettider: Vardagar kl. 12-16.30

E-post till servicecenter

 servicecenter@orebro.se